Extreme Agility - jak elastyczność stała się naszą przewagą konkurencyjną

Czy zdarzyło się kiedyś Twojej organizacji, że świetna okazja biznesowa przeszła Wam koło nosa, gdyż nie byliście w stanie wystarczająco szybko zareagować? Albo, czy zmiana w organizacji byłaby może potrzebna, ale zajęłaby długie miesiące? Znam to z autopsji. To dosyć częste, a nawet naturalne - zwykle lepiej jest dobrze się przygotować do zmiany, niż wskakiwać na główkę tylko po to, żeby odnieść porażkę.

Z drugiej strony, wyobraźmy sobie inny rodzaj organizacji. Takiej, w której członkowie zespołu mogą w parę godzin zmienić obowiązki czy obecny projekt - i są bezstresowo zastępowani, bez opóźnienia i niepewności. Jeśli zajdzie taka konieczność, ciągłość działania zostanie utrzymana pomimo niedostępności danego pracownika. Nazwijmy pryncypia tej organizacji "extreme agility".

Możliwość adaptacji jest kluczowa w biznesie - dlatego lepiej być organizacją, której procedury pozwalają na szybkie reakcje w czasie kryzysu czy po prostu nieobecności ważnego dla projektu pracownika. Mali gracze w walce czy biznesie muszą korzystać ze swoich przewag komparatywnych. Wielkie instytucje są jak okuty w ciężką zbroję rycerz, który nie byłby nawet w stanie przerwać potężnego zamachu miecza - rozpęd (albo koszty zatopione) nie pozwalają mu na uniki i zmianę strategii w środku bitwy.

No więc spróbowałem taką organizację stworzyć!

Od zawsze kochałem odważne, świeże projekty. Szukasz kogoś, kto szybko wskoczy po uszy w całkiem ryzykowne przedsięwzięcie? Cały ja! Nie jestem przy tym wizjonerem, który szybko się nudzi - ale arcydokładne, stopniowe szlifowanie jednego procesu na okrągło również nie jest moim ulubionym zajęciem. Dlatego chciałem stworzyć kulturę, w której nie tylko nowe pomysły powstają często i są witane entuzjazmem, ale także są wykonywane szybko i efektywnie. Organizację, która potrafi dostosować się do nowych warunków natychmiastowo. Miejsce, które będzie stała okoniem względem tych, których pierwsze myśli to “zbyt ryzykowne”, “niestandardowe” czy “zbyt czasochłonne”. Miejsce, gdzie rządzi "extreme agility".

Cztery lata później donoszę, że udało nam się! Nasz team jest żywą demonstracją, że budowa zwinnego zespołu, którego spoiwem jest kultura jest możliwa. Jesteśmy wymienni w swoich obowiązkach i robimy to bez utraty ważnych informacji. Zastępując kogoś, utrzymujemy bez kłopotu wysoki standard usług. Co więcej, czasem przejmujemy od siebie nawzajem zupełnie inny typ obowiązków!

7 FUNDAMENTÓW EXTREME AGILITY

1. Transparentność

Otwórz się! Transparentność się opłaca. Zawsze miej członka zespołu i team leadera w DW maili do klientów. Dbaj o czystość i aktualność danych. Wysyłaj regularne podsumowania postępów w projektach - zarówno do zespołu, jak i do klienta. Kluczowa rozmowa telefoniczna nie może nie zakończyć się spisaniem dokładnej notatki. Nie twórz sekretnych kanałów na Slacku tylko dla klienta. Nie chodzi tu wcale o kontrolę! Żeby team był odporny na zmiany, musi mieć dostęp do kluczowych informacji, cały czas.

2. Sukcesja

Każdy projekt, proces czy idea powinny być budowane z myślą o ewentualnym przekazaniu obowiązków z nimi związanych komuś innemu niż, np. oryginalny project owner. Okoliczności mogą sprawić, że przekazanie projektu w krótkim czasie może być konieczne. Z tej przyczyny dobrze mieć zawsze przynajmniej jeszcze jedną osobę w projekcie, która będzie potrafiła szybko przejąć kontrolę.Niektórzy klienci myślą, że żartuję, kiedy zadaję im proste pytanie: “co stałoby się, gdybyś dziś rano wpadł/a pod samochód?”. Jak dobrze Twój team i Twoje projekty działałyby bez Ciebie?

3. Wiedza

Wymiana wiedzy w organizacji powinna być obowiązkowym i naturalnym zjawiskiem. Edu-lunche, porządna kultura feedbacku, dzielenie się swoimi success stories/lessons learned regularne spotkania retrospektywne (np. STAR, SHIP albo 5xWHY) - wszystkie te inicjatywy wprowadziliśmy z powodzeniem. Jest to ważnym czynnikiem w zapewnieniu członkom zespołu stałej możliwości rozwoju. Pozwala także, na bardziej równomierny wzrost organizacji oraz sprawia, że nikt nie “zostaje z tyłu”. Zwinność nie może usprawiedliwiać braku wiedzy.

4. Kolaboracja

Dobra współpraca to jeden z najważniejszych obowiązków zarówno moich, jak i każdego pracownika. Kolaboracja to katalizator zwinnej organizacji, ponieważ zespół musi się bardzo dobrze rozumieć, żeby pracować efektywnie i móc wspólnie poprawiać procesy. Zdarza się przecież, że różne osoby prowadzą ten sam proces w inny sposób. Staramy się tego unikać!

5. Standaryzacja

Andy Grove w swojej książce “High Management Output” pisze, że pracą managera jest ciągła standaryzacja pracy. To nastawienie ma swoje korzenie w przemyśle wytwórczym, ale jest też ważną lekcją dla firm usługowych. Kluczowe procesy w firmie powinny być absurdalnie jasne i identyczne dla wszystkich. Na ile małe odchylenia naturalnie mogą wystąpić, nikt nie powinien przejmując projekt zastanawiać się “Co ja mam w ogóle teraz robić?”. Pomaga dzielenie procesów na mniejsze etapy - dzięki temu łatwiej zorientować się, na jakim etapie projektu jesteśmy i jakie powinny być kolejne kroki.

6. Umiejętności zarządzania projektami

W mojej opinii to najważniejsze zestaw umiejętności, jakie powinien posiadać członek zespołu. Nie ma tu znaczenia o jakich typach projektów i zadań mówimy. Nic tak nie pomaga w prowadzeniu projektów, jak zdolność podzielenia zadań na szereg mniejszych kroków, ustalenia dokładnej listy zadań na ich podstawie, zaplanowanie roadmapy ich wykonania czy ustrukturyzowanie wyzwania w pętli “build-measure-learn”.

7. Rekrutuj potencjał, nie kompetencje

Jeśli jest szansa - choćby niewielka - że charakterystyka danej roli czy stanowiska zmieni się nawet nieznacznie, nie skupiaj się na kompetencjach. Zamiast nich szukaj udokumentowanej zdolności i predyspozycji do rozwoju. Kompetencje ważne dzisiaj mogą być nieprzydatne za parę miesięcy. Ale jeśli kandydat jest chętny do nauki, ma za sobą historię osobistego rozwoju oraz potrafi wykonywać powierzone zdania efektywnie - nie zastanawiaj się!Jak elastyczna jest Twoja organizacja? Gdzie wciąż ma w tej kwestii braki? Jeśli chcesz pogadać o naszej ewolucji, albo może nawet zadać trudne pytania - zapraszam :)